Digitalizacja CYFROWE ARCHIWUM Skanowanie - DIGRES nr 213293

digitalizacja - cyfrowe archiwum
www.digres.pl

Zalety
Digitalizacja (przetwarzanie dokumentów papierowych na obraz cyfrowy) jest dziedziną archiwistyki będącą na rynku od stosunkowo niedługiego czasu. Z tego względu wielu ludzi nie zdaje sobie sprawy z udogodnień związanych z wdrożeniem tej technologii do firmy.

Poniżej przedstawiamy listę zalet płynących z digitalizacji:
- natychmiastowy dostęp do dokumentów – dzięki zastosowaniu zaawansowanych rozwiązań informatycznych każdy dokument jesteś w stanie otworzyć w kilka sekund
- błyskawiczne wyszukiwanie – szukanie dokumentów trwa tylko chwilę – dostosowujemy nasze oprogramowanie do Twoich potrzeb – elementem ułatwiającym przeglądanie dokumentów może być np. numer umowy, data utworzenia dokumentu, osoba wystawiająca
- porządek w dokumentacji – elektroniczne foldery nie znikają i nie mieszają się
- oszczędność miejsca – zazwyczaj po wykonaniu usługi digitalizacji do naszych rąk trafia część papierowego archiwum w celu likwidacji
- bezpieczeństwo – cyfrowe pliki nie są narażone na czynniki zewnętrzne, a więc m.in.: żywioły, uszkodzenia mechaniczne, blaknięcie – każdy tworzony przez nas plik posiada kopię bezpieczeństwa (tzw. backup)
- dostęp do dokumentów fizycznie zniszczonych – przed likwidacją części archiwum, warto je zdigitalizować - obraz cyfrowy pozostaje na zawsze
- hierarchizacja dostępu – każdemu z użytkowników nadajemy określone uprawnienia dot. przeglądania i edycji dokumentów, np. księgowa może przeglądać tylko faktury, ale nie ma możliwości ich edycji lub zmiany nazwy; kadrowa posiada uprawnienia do przeglądania i zmian nazw umów o pracę, ze względu na zmieniające się dane osobowe – dodatkowo administrator ma możliwość dodawania/usuwania kont użytkowników i edycji ich uprawnień
- efekt ekonomiczny - ograniczenie obowiązku kontroli i porządkowania archiwum przez pracowników, a także możliwość likwidacji części tradycyjnego archiwum
- wdrożenie innowacji do firmy – cyfrowe archiwa w najbliższym czasie wyprą tradycyjne, papierowe – wyprzedź konkurencje, dostosuj się do potrzeb rynku już dziś!

Cyfrowe archiwum
Czyli przechowywanie materiałów archiwalnych w postaci cyfrowej (zeskanowanej). Jako firma sygnowana hasłem „cyfrowe archiwum” oferujemy w zakresie digitalizacji, nie tylko podstawowe warunki usług, lecz dodatkowo:
- autorski program – system informatyczny wspierający zarządzanie dokumentacją, który możemy w dowolny sposób dostosowywać do Twoich potrzeb pomoc i obsługę archiwalną w 24h – jeśli kiedykolwiek wystąpią jakieś problemy lub zapytania związane z działaniem cyfrowego archiwum – nasi eksperci pomogą zdalnie, telefonicznie lub osobiście w czasie do 24h!
- zaawansowane rozwiązania informatyczne – jesteśmy firmą działającą w trzech dziedzinach (archiwistyka, reklama i informatyka), dzięki czemu jesteśmy w stanie wdrożyć cyfrowe archiwum, w miejscu wskazanym przez klienta, w postaci dysku sieciowego lub serwera, stosując przy tym najnowsze narzędzia i technologie informatyczne – całość odpowiednio zabezpieczamy, tak aby do dokumentacji nie miały dostępu osoby trzecie
- gwarancje prawne – wszyscy nasi archiwiści to osoby, które ukończyły studia wyższe z dziedziny archiwistyki, a co za tym idzie, posiadają wszystkie wymagane uprawnienia do kompleksowego zarządzania dokumentacją – nie zatrudniamy osób po kursach, których kompetencje są znacznie niższe
- darmową ekspertyzę stanu archiwum w miejscu wskazanym przez klienta – wysyłamy do Twojej firmy ekspertów, którzy oceniają kondycję dokumentacji, a także doradzają w jaki sposób można ją poprawić
- kopie zapasową całego cyfrowego archiwum – każdy skanowany przez nas dokument posiada swoją kopie zapasową, która zostaje przekazana klientowi po wdrożeniu systemu, dzięki czemu w razie np. pożaru bez problemu można odtworzyć dane
- wstępną wycenę w 24h – wyślij do nas wiadomość z formularza kontaktowego, a odpowiedź dostaniesz w ekspresowym tempie!
- transport dokumentacji gratis – na odległość zależną od wybranego pakietu
- bezpłatny certyfikat – w zależności od wybranego pakietu, nie jest integralną częścią usługi
- szkolenie z zakresu obsługi cyfrowego archiwum – nasi eksperci przeszkolą Twój personel w miejscu przez Ciebie wskazanym lub w naszych salach konferencyjnych – szkolenie trwa kilka godzin i rozwiewa wszelkie wątpliwości użytkowników, dot. codziennego korzystania z naszych systemów
- wstępne oznaczanie dokumentów przeznaczonych do niszczenia w najbliższym czasie

Jak wygląda usługa (proces) digitalizacji? Digitalizacja to złożony proces, polegający nie tylko na skanowaniu dokumentacji, ale także na katalogowaniu i odpowiednim nazewnictwu plików. Poniżej przedstawiamy opis kompletnej usługi przeprowadzanej w firmie digres.
1. Rozmowy handlowe i doradztwo – przeprowadzenie przez naszych doradców szeregu czynności pozwalających na dokładniejsze określenie Twoich potrzeb (darmowa ekspertyza stanu archiwum, doradztwo, wycena usługi).
2. Podpisanie umowy – nasze kontrakty formułowane są w sposób zrozumiały dla każdej ze stron – wszystkie paragrafy dostosowane są do norm prawnych obowiązujących na terenie Unii Europejskiej
3. Konwój dokumentacji do pracowni firmy digres – odpowiednio zabezpieczone dokumenty przewożone są na miejsce ich dalszej obróbki (jeśli umowa nie zakłada inaczej)
4. Klasyfikacja dokumentów wg. aktualnych normatyw prawnych i przyporządkowywanie ich do odpowiednich grup.
5. Skanowanie dokumentacji – czyli przetwarzanie jej na obraz cyfrowy.
6. Katalogowanie i nazewnictwo cyfrowych plików – optymalizacja danych na potrzeby późniejszego wyszukiwania dokumentów.
7. Tworzenie kopii zapasowej (tzw. backup'u) wszystkich plików.
8. iszczenie części tradycyjnych dokumentów, jeśli zachodzi taka potrzeba – krok ten jest wcześniej konsultowany z klientem i dopisywany do umowy w formie aneksu.
9. Konwój dokumentacji na miejsce wskazane przez klienta (określone wcześniej w umowie) lub naszych archiwów.
10. Wydanie certyfikatów, zaświadczeń, kopi zapasowej i gwarancji – dokumenty te przekazywane są po zakończeniu prac, w zależności od wybranych pakietów.
11.Propozycja dalszej współpracy – pozycją zamykającą cały proces są ponownie przeprowadzane rozmowy handlowe i doradztwo w sprawie ewentualnej dalszej obsługi archiwum cyfrowego i tradycyjnego. Nasi handlowcy przygotują dla Ciebie odpowiednią ofertę.

Oferta skanowania dokumentacji
Poniżej przedstawiamy częściową ofertę stworzenia cyfrowego archiwum. Wybraliśmy zawarcie usług w pakietach, aby przybliżyć różne opcje, a także obniżyć cenę kompletnej usługi (w pakiecie taniej). Każdą z poniższych propozycji możemy w dowolny sposób dostosować do Twoich potrzeb.

Pakiet Mini
Pakiet ten przeznaczony jest głównie dla małych firm lub przedsiębiorców pragnących utworzyć cyfrowe archiwum jedynie części dokumentacji. Idealny stosunek pomiędzy ceną, a możliwościami.
Zawartość „w cenie”:
- ekspertyza stanu archiwum w miejscu wskazanym przez klienta
- doradztwo w zakresie archiwistyki
- przygotowanie przez nas umowy zgodnej z normami prawnymi
- skanowanie dokumentacji (również bardzo małe ilości)
- wdrożenie cyfrowego archiwum (na podstawie standardowego eksploratora plików)
- konwój dokumentacji do 20km
- szkolenie w miejscu wskazanym przez klienta lub w naszych salach konferencyjnych
- zaświadczenie
Opcje dodatkowe (odpłatne, nie wymagane):
- certyfikat
- autorski program wspierający zarządzanie dokumentacją
- przegląd archiwum tradycyjnego
- niszczenie dokumentacji
- tradycyjna archiwizacja dokumentów

Pakiet Midi
Oferta skierowana do średnich i dużych firm. Opcja ta dostępna jest powyżej określonej liczby stron, co pozwoliło nam na obniżenie progu cenowego za skanowanie dokumentów.
Zawartość „w cenie”:
- ekspertyza stanu archiwum w miejscu wskazanym przez klienta
-doradztwo w zakresie archiwistyki
- przygotowanie przez nas umowy zgodnej z normami prawnymi
- skanowanie dokumentacji (od 10000 stron)
- wdrożenie cyfrowego archiwum (na podstawie naszego autorskiego programu lub eksploratora plików)
- ewentualne dostosowanie programu do indywidualnych potrzeb klienta
- konwój dokumentacji do 80km
- szkolenie w miejscu wskazanym przez klienta lub w naszych salach konferencyjnych
- zaświadczenie i certyfikat
- niszczenie do 100kg dokumentacji
- Opcje dodatkowe (odpłatne, nie wymagane):
- przegląd archiwum tradycyjnego
- niszczenie dokumentacji powyżej 100kg
- tradycyjna archiwizacja dokumentów

Pakiet Maxi
Opcja stworzona z myślą o dużych i korporacyjnych odbiorcach. Duża ilość dokumentów, przekłada się na niską cenę za skanowanie pojedynczej kartki. Oferujemy wiele dodatków w cenie pakietu.
Zawartość „w cenie”:
- ekspertyza stanu archiwum w miejscu wskazanym przez klienta
- doradztwo w zakresie archiwistyki
- przygotowanie przez nas umowy zgodnej z normami prawnymi
- skanowanie dokumentacji (od 60000 stron)
- wdrożenie cyfrowego archiwum (na podstawie naszego autorskiego programu)
- ewentualne dostosowanie programu do indywidualnych potrzeb klienta
- konwój dokumentacji do 150km
- szkolenie w miejscu wskazanym przez klienta lub w naszych salach konferencyjnych
- zaświadczenia i certyfikaty
- niszczenie do 500kg dokumentacji
- przegląd archiwum tradycyjnego
Opcje dodatkowe (odpłatne, nie wymagane):
- niszczenie dokumentacji powyżej 500kg
- tradycyjna archiwizacja dokumentów

Kontakt
Kontakt z naszymi specjalistami pod nr telefonu 666 147 555 lub mailowo na adres Wyślij e-mail .