Archiwizacja dokumentacji - archiwum - brakowanie nr 214297

Archiwizacja

www.digres.pl

Archiwizacja jest dziedziną archiwistyki, która polega na przechowywaniu odpowiednio uporządkowanych zbiorów dokumentów. Do procesów archiwizacji należą m.in.:
- przeglądanie dokumentacji archiwalnej (przeglądy archiwalne kat. A) – porządkowanie dokumentacji , która wymaga dłuższego przechowywania
- przeglądanie dokumentacji niearchiwalnej (przeglądy archiwalne kat. B) – porządkowanie dokumentacji typowo użytkowej, nie wymagającej dłuższego -przechowywania
- brakowanie archiwum – czynność polegająca na porządkowaniu archiwum pod kątem wyszukania dokumentów przeznaczonych do niszczenia
- porządkowanie dokumentacji – sortowanie i klasyfikowanie dokumentacji zgodnie z określonymi kryteriami lub normami prawnymi
- przechowywanie dokumentacji – składowanie dokumentacji w specjalnych boksach i na regałach archiwalnych

Efektywność
Dzięki archiwizacji można uzyskać następujące efekty:
- szybszy dostęp do dokumentów – dzięki procesom przeglądania, brakowania i porządkowania w archiwum łatwiej jest znaleźć potrzebne dokumenty
- porządek w dokumentacji – skorzystanie z powyższych usług gwarantuje polepszenie stanu archiwum
- oszczędność miejsca – odpowiednie sortowanie i archiwizowanie zwolni sporo przestrzeni
- bezpieczeństwo – wszystkie czynności wykonywane są przez archiwistów o odpowiednich uprawnieniach, związanych umową tajności
- hierarchizacja dostępu – możemy przyznać użytkownikom dostęp tylko do tych boksów i regałów archiwalnych, do których mają prawo, np. księgowa może przeglądać tylko faktury, kadrowa posiada uprawnienia do przeglądania umów o pracę
- efekt ekonomiczny- ograniczenie obowiązku kontroli i porządkowania archiwum przez pracowników, a także możliwość likwidacji części tradycyjnego archiwum

Zapewniamy
Archiwistyka to dziedzina, którą zajmujemy się kompleksowo, dzięki zastosowaniu odpowiedniego sprzętu i zatrudnieniu osób o najwyższych uprawnieniach. Możemy więc zapewnić:
- solidnie wykonaną usługę – do dokumentów będą miały dostęp tylko osoby o odpowiednich uprawnieniach, które doskonale wiedzą jak nimi zarządzać
- pomoc i obsługę archiwalną w 24h – jeśli kiedykolwiek wystąpią jakieś problemy lub zapytania związane z archiwistyką – nasi eksperci pomogą zdalnie, telefonicznie lub osobiście w czasie do 24h!
- zaawansowane rozwiązania informatyczne – oprócz standardowej archiwizacji możemy wdrożyć także system informatyczny pomagający w zarządzaniu dokumentacją
- gwarancje prawne – wszyscy nasi archiwiści to osoby, które ukończyły studia wyższe z dziedziny archiwistyki, a co za tym idzie, posiadają wszystkie wymagane uprawnienia do kompleksowego zarządzania dokumentacją – nie zatrudniamy osób po kursach, których kompetencje są znacznie niższe
- darmową ekspertyzę stanu archiwum w miejscu wskazanym przez klienta – wysyłamy do Twojej firmy ekspertów, którzy oceniają kondycję dokumentacji, a także doradzają w jaki sposób można ją poprawić
- kopie zapasową – na życzenie klienta możemy stworzyć kopię każdego dokumentu
- digitalizację – jako dodatkową usługę proponujemy stworzenie cyfrowego archiwum
- wstępną wycenę w 24h – wyślij do nas wiadomość z formularza kontaktowego, a odpowiedź dostaniesz w ekspresowym tempie!
- transport dokumentacji gratis – na odległość zależną od wybranego pakietu
- bezpłatny certyfikat – w zależności od wybranego pakietu, nie jest integralną częścią usługi
- szkolenie z zakresu obsługi archiwum – nasi eksperci przeszkolą Twój personel w miejscu przez Ciebie wskazanym lub w naszych salach konferencyjnych – szkolenie trwa kilka godzin i rozwiewa wszelkie wątpliwości użytkowników, dot. codziennego korzystania z archiwum
- zaświadczenie – dokumenty wystawiany po ukończeniu usługi potwierdzający wykonanie jej w odpowiedniej firmie
- przygotowanie umowy zgodnej z prawem obowiązującym na terenie Unii Europejskiej

Jak przebiega proces archiwizacji?
W firmie digres archiwizacja nie sprowadza się tylko do składowania dokumentów. Poniżej przedstawiamy opis kompletnej usługi:
1. Rozmowy handlowe i doradztwo – przeprowadzenie przez naszych doradców szeregu czynności pozwalających na dokładniejsze określenie Twoich potrzeb (darmowa ekspertyza stanu archiwum, doradztwo, wycena usługi).
2. Podpisanie umowy – nasze kontrakty formułowane są w sposób zrozumiały dla każdej ze stron – wszystkie paragrafy dostosowane są do norm prawnych obowiązujących na terenie Unii Europejskiej
3. Ewentualny konwój dokumentacji do pracowni firmy digres – odpowiednio zabezpieczone dokumenty przewożone są na miejsce ich dalszej obróbki (jeśli umowa nie zakłada inaczej) lub rozpoczęcie prac w archiwum klienta (przeglądy, brakowanie, porządkowanie).
4. Klasyfikacja dokumentów wg. aktualnych normatyw prawnych i przyporządkowywanie ich do odpowiednich grup.
5. Ewentualne skanowanie dokumentacji – czyli przetwarzanie jej na obraz cyfrowy.
6. Katalogowanie i nazewnictwo cyfrowych plików – optymalizacja danych na potrzeby późniejszego wyszukiwania dokumentów.
7. Tworzenie kopii zapasowej (tzw. backup'u) wszystkich plików.
8. Ewentualne niszczenie części tradycyjnych dokumentów, jeśli zachodzi taka potrzeba – krok ten jest wcześniej konsultowany z klientem i dopisywany do umowy w formie aneksu.
9. Konwój dokumentacji na miejsce wskazane przez klienta (określone wcześniej w umowie) lub naszych archiwów.
10. Wydanie certyfikatów, zaświadczeń, kopi zapasowej i gwarancji – dokumenty te przekazywane są po zakończeniu prac, w zależności od wybranych pakietów.
11. Propozycja dalszej współpracy – pozycją zamykającą cały proces są ponownie przeprowadzane rozmowy handlowe i doradztwo w sprawie ewentualnej dalszej obsługi archiwum cyfrowego i tradycyjnego. Nasi handlowcy przygotują dla Ciebie odpowiednią ofertę.

Oferta archiwizacji dokumentów
Różnorodność potrzeb pozwoliła nam na utworzenie pakietów jedynie dwóch usług, aby przybliżyć różne opcje, a także obniżyć cenę kompletnej usługi (w pakiecie taniej). Każdą z poniższych propozycji możemy w dowolny sposób dostosować do Twoich potrzeb. Proszę pamiętać, że porządek w archiwum utrzymany będzie jedynie przy pomocy stałego monitorowania jego stanu przez archiwistów. O pozostałe usługi z dziedziny archiwizacji prosimy pytać indywidualnie.

Archiwizacja w pracowniach firmy digres
Zawartość „w cenie”:
- ekspertyza stanu archiwum w miejscu wskazanym przez klienta
- doradztwo w zakresie archiwistyki
- przygotowanie przez nas umowy zgodnej z normami prawnymi
- konwój dokumentacji do pracowni firmy digres - na czas porządkowania na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego
- ewidencjonowanie i tworzenie spisu porządkowanych dokumentów
- konwój zwrotny dokumentacji - po zakończeniu prac porządkowych wraz ze spisem w formie papierowej lub opcjonalnie na nośniku cyfrowym
- zaświadczenie o przeprowadzeniu usługi w naszej firmie, przez uprawnione osoby
- szkolenie nt. zasad użytkowania i obsługi uporządkowanej dokumentacji

Opcje dodatkowe (odpłatne, nie wymagane):
- certyfikat
- digitalizacja dokumentacji – przetwarzanie dokumentów na obraz cyfrowy
- transport wg stawki przewozowej
- niszczenie dokumentacji – likwidacja przedawnionej części archiwum

Archiwizacja u Klienta
Oferta skierowana do średnich i dużych firm. Opcja ta dostępna jest powyżej określonej wagi dokumentacji, co pozwoliło nam na obniżenie progu cenowego za niszczenie.
Zawartość „w cenie”:
- ekspertyza stanu archiwum w miejscu wskazanym przez klienta
- doradztwo w zakresie archiwistyki
- przygotowanie przez nas umowy zgodnej z normami prawnymi
- przyjazd archiwistów w dogodnych dla klientach porach dnia w celu przeprowadzenia prac porządkowo - archiwalnych
- ewidencjonowanie i tworzenie spisu porządkowanych dokumentów
- możliwość uczestnictwa podczas procesu porządkowania dokumentacji pracownika firmy Klienta - osoba ta uzyska od razu wiedzę nt. obsługi i korzystania z -uporządkowanej dokumentacji
- zaświadczenie o przeprowadzeniu usługi w naszej firmie, przez uprawnione osoby
- szkolenie nt. zasad użytkowania i obsługi uporządkowanej dokumentacji
- certyfikat
- digitalizacja dokumentacji do 300 stron – przetwarzanie dokumentów na obraz cyfrowy

Opcje dodatkowe (odpłatne, nie wymagane):
- digitalizacja dokumentacji powyżej 300 stron – przetwarzanie dokumentów na obraz cyfrowy
- niszczenie dokumentacji – likwidacja przedawnionej części archiwum


Kontakt
Kontakt z naszymi specjalistami pod nr telefonu 666 147 555 lub mailowo na adres Wyślij e-mail .