Niszczenie dokumentacji

www.digresia.com

Niszczenie dokumentów to proces niewątpliwie niezbędny każdej firmie. Polega na likwidacji części materiałów archiwalnych lub niearchiwalnych zgodnie z odpowiednimi normami prawnymi. Aby uniknąć wycieku danych, dokumenty powinny być niszczone w odpowiednich warunkach, przy zastosowaniu profesjonalnych urządzeń niszczących, tak aby reprodukcja danych była niemożliwa. Dodatkowo cały proces powinien być wykonywany przez osoby o odpowiednich uprawnieniach, którzy potwierdzą na piśmie, iż dokumentacja została faktycznie zlikwidowana.

Zalety

Likwidacja niepotrzebnej części archiwum skutecznie usprawnia pracę w firmie. Poniżej przedstawiamy zalety płynące z przeprowadzenia tego procesu:

• oszczędność miejsca – likwidując niepotrzebne dokumenty tworzymy miejsce na nowe, dzięki czemu nie dostawiamy nowych regałów

• porządek – ilość dokumentów będzie mniejsza – w Twoim archiwum zapanuje porządek

• szybszy dostęp do dokumentów – osoba odpowiedzialna za archiwum nie będzie musiała niepotrzebnie przeszukiwać dokumentów, których już dawno nie powinno być

Dajemy więcej

Oprócz samego niszczenia dokumentacji, oferujemy także:

• zaświadczenie – dokument, który wystawiany jest po wykonaniu usługi, świadczący o wykonaniu usługi przez odpowiednią firmę

• bezpieczeństwo – proces wykonywany jest przez archiwistów posiadających najwyższy stopień uprawnień w zakresie zarządzania dokumentacją – dzięki temu możemy zagwarantować, że żadne dane nie zostaną ujawnione, a cały proces zostanie wykonany prawidłowo i zgodnie z przepisami prawa obowiązującego w Unii Europejskiej

• certyfikat – dokument wystawiany, w zależności od wybranego pakietu, po wykonaniu usługi, dodatkowo zaświadczający o wykonaniu usługi

• konwój dokumentacji – zapewniamy transport z miejsca wskazanego przez klienta do naszego centrum niszczenia – odpowiednio zabezpieczone dokumenty (w naszych lub klienta zaplombowanych pojemnikach/workach archiwalnych) – na życzenie również pakujemy

• wstępną wycenę w 24h – wyślij do nas wiadomość z formularza kontaktowego, a odpowiedź dostaniesz w ekspresowym tempie

• darmową ekspertyzę stanu archiwum w miejscu wskazanym przez klienta – wysyłamy do Twojej firmy ekspertów, którzy oceniają kondycję dokumentacji, a także doradzają w jaki sposób można ją poprawić

• przygotowanie umowy zgodnej z prawem obowiązującym na terenie Unii Europejskiej

• bezpłatne doradztwo w zakresie archiwistyki – nasi specjaliści z chęcią odpowiedzą na wszystkie pytania

• digitalizację materiałów przed niszczeniem – dokumenty zachowane w cyfrowym archiwum pozostaną na zawsze – w każdej chwili będzie można wydrukować dowolny skan

• brakowanie archiwum – pomocne, gdy nie wiesz, które z materiałów należy przekazać do niszczenia, a które zostawić – nasi archiwiści pomogą Ci w wyborze

• nie wymagamy usuwania części metalowych i plastikowych – nasze przemysłowe niszczarki likwidują również elementy wykonane z innych tworzyw niż papier

Przebieg procesu niszczenia dokumentacji

Niszczenie dokumentacji to skomplikowana usługa, która w naszej firmie nie sprowadza się tylko do przetransportowania i likwidacji papierowych kartek, lecz proponujemy także wiele dodatkowych usług, w większości darmowo. Poniżej przedstawiamy opis kompletnej usługi przeprowadzanej w firmie digres.

1. Rozmowy handlowe i doradztwo – przeprowadzenie przez naszych doradców szeregu czynności pozwalających na dokładniejsze określenie Twoich potrzeb (darmowa ekspertyza stanu archiwum, doradztwo, wycena usługi).

2. Podpisanie umowy – nasze kontrakty formułowane są w sposób zrozumiały dla każdej ze stron – wszystkie paragrafy dostosowane są do norm prawnych obowiązujących na terenie Unii Europejskiej.

3. Ewentualne brakowanie archiwum – wybieranie części dokumentacji, której nie trzeba już przechowywać - krok ten jest wcześniej konsultowany z klientem i dopisywany do umowy w formie aneksu.

4. Konwój dokumentacji do centrum niszczenia firmy digres – odpowiednio zabezpieczone dokumenty przewożone są na miejsce ich dalszej obróbki (jeśli umowa nie zakłada inaczej), na życzenie również pakujemy dokumenty do specjalnych worków/pojemników archiwalnych.

5. Ewentualne skanowanie dokumentacji – czyli przetwarzanie jej na obraz cyfrowy na życzenie klienta - krok ten jest wcześniej konsultowany z klientem i dopisywany do umowy w formie aneksu.

6. Katalogowanie i nazewnictwo cyfrowych plików – optymalizacja danych na potrzeby późniejszego wyszukiwania dokumentów.

7. Tworzenie kopii zapasowej (tzw. backup’u) wszystkich plików.

8. Niszczenie tradycyjnej dokumentacji – nad czynnością tą czuwa komisja złożona z uprawnionych archiwistów.

9. Wydanie certyfikatów, zaświadczeń, kopi zapasowej i gwarancji – dokumenty te przekazywane są po zakończeniu prac, w zależności od wybranych pakietów.

10. Propozycja dalszej współpracy – pozycją zamykającą cały proces są ponownie przeprowadzane rozmowy handlowe i doradztwo w sprawie ewentualnej dalszej obsługi archiwum cyfrowego i tradycyjnego. Nasi handlowcy przygotują dla Ciebie odpowiednią ofertę.

Oferta niszczenia dokumentów

Poniżej przedstawiamy częściową ofertę likwidacji części archiwum. Wybraliśmy zawarcie usług w pakietach, aby przybliżyć różne opcje, a także obniżyć cenę kompletnej usługi (w pakiecie taniej). Każdą z poniższych propozycji możemy w dowolny sposób dostosować do Twoich potrzeb.

Pakiet Mini

Pakiet ten przeznaczony jest głównie dla małych firm lub przedsiębiorców pragnących zlikwidować części dokumentacji. Idealny stosunek pomiędzy ceną, a możliwościami.

Zawartość „w cenie”:

• ekspertyza stanu archiwum w miejscu wskazanym przez klienta

• doradztwo w zakresie archiwistyki

• przygotowanie przez nas umowy zgodnej z normami prawnymi

• niszczenie dokumentacji bez przeglądania – wymagamy oświadczenia od klienta, które będzie zawierało informację, iż bierze na siebie odpowiedzialność prawną, jeśli wśród niszczonych dokumentów znajdą się dane nie przeznaczony do niszczenia

• zaświadczenie o przeprowadzeniu usługi w naszej firmie, przez uprawnione osoby

Opcje dodatkowe (odpłatne, nie wymagane):

• certyfikat

• digitalizacja dokumentacji przed niszczeniem – przetwarzanie dokumentów na obraz cyfrowy

• brakowanie archiwum – przeglądanie dokumentów pod kątem niszczenia

• transport wg stawki przewozowej

Pakiet Midi

Oferta skierowana do średnich i dużych firm. Opcja ta dostępna jest powyżej określonej wagi dokumentacji, co pozwoliło nam na obniżenie progu cenowego za niszczenie.

Zawartość „w cenie”:

• ekspertyza stanu archiwum w miejscu wskazanym przez klienta

• doradztwo w zakresie archiwistyki

• przygotowanie przez nas umowy zgodnej z normami prawnymi

• niszczenie przekazanej dokumentacji z przeglądaniem – nie wymagamy żadnych oświadczeń od klienta, odpowiedzialność za zniszczenie niepożądanych dokumentów bierzemy na siebie

• konwój dokumentacji do 80km (powyżej 1,5t)

• digitalizacja dokumentacji przed niszczeniem (do 100 stron) – przetwarzanie dokumentów na obraz cyfrowy - przekazywana jako płyta CD/DVD.

• zaświadczenie o przeprowadzeniu usługi w naszej firmie, przez uprawnione osoby

   

Opcje dodatkowe (odpłatne, nie wymagane):

• certyfikat

• digitalizacja dokumentacji przed niszczeniem (powyżej 100 stron)

• brakowanie archiwum – przeglądanie całego archiwum pod kątem niszczenia

 
Pakiet Maxi

Opcja stworzona z myślą o dużych i korporacyjnych odbiorcach. Duża ilość dokumentów (od 4 ton), przekłada się na niską cenę za niszczenie pojedynczej kartki. Oferujemy wiele dodatków w cenie pakietu. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej.