Profesjonalny sekretariat - z uwzględnieniem obiegu dokumentów nr 391841

Wyślij e-mail
        
    
Terminy:
 

Prowadzący

Barbara Smoczyńska - doktor nauk humanistycznych w dziedzinie filozofii, pracownik naukowo-dydaktyczny w Instytucie Psychologii UMCS, trenerka warsztatu umiejętności psychospołecznych (rekomendacja PTP nr I/34), terapeutka programu psychoonkologicznego Simontona, trenerka Racjonalnej Terapii Zachowań. Trenerka biznesu, prowadzi szkolenia od 17 lat. Szkoliła m.in.:  Makro Cash and Carry – Lublin, Zakłady Metali Lekkich „Kęty” S A – Kęty, Telekomunikacja Dębicka S A – Dębica, PPU - „Energo-Inwest” – Rybnik, Biuro Handlowo-Produkcyjno s.c. „Piccolo”- Zabrze, Kielecka Spółdzielnia Mieszkaniowa  – Kielce, Zakłady Usługowe EZT s.c. – Sosnowiec, Krajowy Ośrodek Socjalno-Szkoleniowy dla Kobiet – Gorzyce, „AIESEC” – Lublin, „Centrum Kobiet” – Łęczna, Rodzinny Ośrodek Diagnostyczno-Konsultacyjny – Biała Podlaska, Rodzinny Ośrodek Diagnostyczno-Konsultacyjny – Radom, Polskie Towarzystwo Psychologiczne – Lublin, Przedsiębiorstwo Przetwórstwa Rolno-Spożywczego „A.J.Motyl” – Piaski, „Ford Bank” – Warszawa, „Budopol” – Warszawa, „Utex Commercial” – Rybnik, Centrum Szkoleniowo-Wypoczynkowe „Energetyk” – Nałęczów, „Opoczno” S A – Opoczno, Usługi Lotniskowe „POZ LOT” – Poznań , Sieć „Delko” S A – Śrem, „Doktor Leks Dystybucja” Sp. zo.o. – Wrocław, Urząd Miasta Lublina – Lublin, PTK - Centertel  Sp. z o.o. – Warszawa, WEA White Eagle Aviation SA – Warszawa, „Samrelaks Mąchocice Sp. z o. o.” – Mąchocice Kapitulne, Przedsiębiorstwo Wielobranżowe Hurtownia Stali “Silwa” – Gniezno, Wrigley Poland Sp. z o. o.  – Poznań, Rigips Polska – Stawiany Sp. z o.o. – Stawiany, WEA White Eagle Aviation SA – Warszawa, Corporate Profiles DDB Sp. z o.o. - Warszawa , Gutenberg On Line – Warszawa, „Lubella” – Lublin, Telekomunikacja Polska S.A. – Warszawa, PKS Żywiec – Żywiec.

Dorota Kraszewska - trener specjalizujący się w szkoleniach z zakresu rozwoju osobistego - komunikacji, zarządzania czasem, wystąpień publicznych, kreatywnego myślenia, budowania poczucia własnej wartości, asertywności, radzenia sobie ze stresem. Praktyk NLP. Szkoleniowiec od 1996 roku. Prowadziła liczne szkolenia dla menedżerów i specjalistów takich firm jak: PricewaterhouseCoopers, Bank Zachodni WBK, Energia Pro, Creditanstaldt, PGNiG, Stomil Olsztyn, Orlen S.A., Skandia Życie, GlaxoSmithKline, Honda Poland, Ceramika Tubądzin, Arctic Kostrzyn Paper, Paroc, Media Markt, Onet.pl, KPMG, Śnieżka S.A., Thomson Multimedia Polska, IPSOS, Publicis, ZenithOptimedia, Aries Power Equipment, Volkswagen Poznań, Sitech i innych. Współpracowała z Telewizją Canal+, prowadząc na żywo programy oraz z wieloma agencjami reklamowymi przy różnych projektach. Ukończyła dwustopniowy kurs teatralny prowadzony przez wykładowców Warszawskiej Akademii Teatralnej oraz kurs ustawień systemowych w poradnictwie i psychoterapii w Centrum Psychologicznych Ustawień Systemowych. Absolwentka Uniwersytetu Śląskiego, Wydziału Pedagogiki Artystycznej.

Dorota Wojciechowska - dyplomowany trener biznesu i menedżer zarządzania zasobami ludzkimi. Mediator. Posiada przygotowanie do prowadzenia treningów w zakresie zarządzania zmianą. Jest również certyfikowanym trenerem Extended Disc. Absolwentka Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie – kierunek studiów: Finanse i Bankowość. Ukończyła również Studium Podyplomowe Doradca Prawny w Wyższej Szkole Finansów i Zarządzania. Koordynowała projekty z zakresu regulacji komunikacji elektronicznej, w tym projekty realizowane w ramach programów przedakcesyjnych Unii Europejskiej. Zajmowała się strategią, rozwojem i przekształceniami własnościowymi w sektorze telekomunikacyjnym. Posiada doświadczenie menedżerskie oraz doświadczenie w organizowaniu pracy sekretariatu zarówno w korporacji , jak również w administracji. Prowadziła szkolenia m.in. dla BPH, PeKaO, Poczty Polskiej, administracji skarbowej, KPRM, ZUS. Prowadzi również warsztaty dla osób prywatnie zainteresowanych własnym rozwojem. Prywatnie interesuje się kosmosem, psychologią i metafizyką. Zachwyca ją piękno przyrody i polskich krajobrazów oraz wielowymiarowość artystyczna musicali.

*Szkolenie będzie prowadził jeden dedykowany trener.
    
        
    
Cel szkolenia
    
Sekretariat to szczególne miejsce firmy, przez które przechodzi większość informacji i które stanowi o pierwszym wrażeniu, jakie klient wynosi z obcowania z daną organizacją. Celem oferowanego szkolenia, jest obalenie mitów związanych z pracą sekretariatu i przygotowanie profesjonalnych kadr wspierających management firmy. Uczestnicy dowiedzą się, w jaki sposób zorganizować pracę profesjonalnego sekretariatu. Nabędą umiejętności w zakresie priorytetyzacji zadań oraz selekcjonowania informacji. Otrzymają pakiet narzędzi niezbędnych do wykorzystania własnego potencjału w zakresie realizowanych zadań. Podczas szkolenia Uczestnicy nabędą również umiejętności i niezbędną wiedzę w zakresie właściwego postępowania z obiegiem dokumentów oraz ich archiwizowaniem.
    
    
Program
    
1. Wprowadzenie i prezentacja celów szkolenia

•    Krótka prezentacja programu.
•    Oczekiwania Uczestników.
•    Ćwiczenie integracyjne.

2. Kształtowanie osobistego wizerunku

•    Jak prezentować siebie i swoją firmę?
•    Zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć.
•    Wywieranie Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia.
•    Sztuka dyplomacji, na co dzień.

3. Centrum dowodzenia – Nowoczesna komunikacja biurowa

•    Rola sekretariatu - budowanie wizerunku i tożsamości firmy.
•    Funkcja reprezentacyjna sekretariatu.
•    Kto jest naszym Klientem?
•    Rola jakości, systemu i standardów obsługi.
•    Rola komunikacji w pracy biurowej.
•    Przekaz niewerbalny i jego znaczenie.
•    Zakłócenia w przekazywaniu informacji, czyli bariery komunikacyjne.
•    Aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie, dopytywanie).
•    Komunikatywność i precyzja wypowiedzi.

4. Pierwszy kontakt - przyjmowanie interesantów

•    Pierwsze wrażenie.
•    Przedstawianie i zapoznawanie.
•    Prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się w różnych sytuacjach.
•    Tytułowanie - formy, zasady, błędy.
•    Towarzyszenie.

5. Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie

•    Zarządzanie czasem własnym i szefa.
•    Ustalanie priorytetów i planowanie zadań.
•    Monitoring realizacji zadań.

6. Organizacja spotkań i imprez

•    Rodzaje imprez.
•    Przygotowanie.
•    Zaproszenia.
•    Plan miejsc.
•    Przeprowadzenie spotkania.
•    Efektywne zarządzanie naradami.

7. Kalendarz szefa - Planowanie i przygotowywanie terminów i podróży

•    Rodzaje terminów.
•    Koordynowanie terminów.
•    Zarządzanie terminami.
•    Lista pomocnicza.
•    Niezbędne informacje do przygotowania podróży.
•    Plan podróży.

8. Kultura dnia codziennego

•    Uprzejmość.
•    Uśmiech.
•    Prawidłowy uścisk dłoni.
•    Zasady: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa, tolerancji, dyskrecji, punktualności i pierwszeństwa.

9. Komunikacja w biznesie

•    Sztuka konwersowania: kontakt wzrokowy, mowa ciała, aktywne słuchanie, barwa i ton głosu.
•    Small talk w rozmowach biznesowych.
•    Tematy wskazane i zakazane.
•    Jak unikać i reagować na gafy, przejęzyczenia, nietaktowne pytania.
•    Bilety wizytowe i zaproszenia.
•    Wręczanie upominków oraz kwiatów.

10. Redagowanie, kontrola i bezpieczeństwo obiegu dokumentów

•    Zasady adresowania i tytułowania w korespondencji.
•    Kultura słowa pisanego.
•    Styl i redakcja.
•    Zasady redagowania i odczytywania zaproszeń.
•    Pozatreściowe aspekty korespondencji.
•    Zasady etykiety w korespondencji przez internet.
•    Zasady przyjmowania korespondencji.
•    Zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji.
•    Wysyłanie korespondencji.
•    Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów.

11. Znajomość telefonicznego savoir-vivre`u

•    Umiejętność mówienia (język, treść wypowiedzi, wiedza fachowa), sposób mówienia. Dykcja.
•    Intonacja. Ton głosu - podstawowe narzędzie efektywnej rozmowy telefonicznej.
•    Szybkość mówienia, tempo wypowiedzi.
•    Kontrolowanie emocji podczas rozmowy telefonicznej.
•    Telefonowanie z aparatu komórkowego i stacjonarnego.
•    Etykieta telefoniczna.

12. Podsumowanie treści szkolenia

•    Wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności w praktyce.
•    Plan zmiany osobistej.


Informacje organizacyjne

Koszt uczestnictwa:         

-jednej osoby 1290 zł + 23% VAT,

-dwóch i więcej osób 1190 zł/os + 23% VAT.

Prosimy o dokonanie płatności po otrzymaniu pisemnego potwierdzenia, podając w tytule przelewu kod szkolenia.

Cena obejmuje: uczestnictwo w zajęciach, materiały szkoleniowe, przerwy kawowe, lunch, certyfikat.

Godziny zajęć: 9:30 – 16:30

Miejsce zajęć: Warszawa – własna sala szkoleniowa  Akademii Biznesu MDDP lub w hotelu w/w miast.
(informacja dotycząca dokładnego miejsca zajęć zostanie wysłana Państwu wraz z potwierdzeniem uczestnictwa na ok. 6 dni przed terminem szkolenia)