By firma działała sprawnie niezbędna jest dobra infrastruktura biurowa. Platformą dla jej funkcjonowania są nowe technologie, ale poziom ich wykorzystania zależy już od pracowników. Problemy z dostępem do plików, brak aktualnych licencji, czy niedostateczne zabezpieczenie dokumentów mogą przyczynić się do istotnych błędów i strat. Zobacz, jak zapanować nad technologicznym chaosem i gdzie szukać oszczędności.
Kto trzyma rękę na pulsie?
Większość firm doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jakie problemy utrudniają im sprawne funkcjonowanie, jednak odnalezienie ich przyczyn oraz wdrożenie niezbędnych rozwiązań często jest przekładane miesiącami, a najważniejsze tematy wracają niczym bumerang na kolejnych zebraniach. Problemem jest zwykle brak osoby odpowiedzialnej za koordynację działań. Kwestie zakupu odpowiedniego oprogramowania lub jego audytu leżą na styku kompetencji kilku działów – po pierwsze, zgodę na takie działania musi zwykle wyrazić zarząd, po drugie dział finansowy musi uwzględnić planowany zakup w aktualnym budżecie, a dział IT jest kluczowy w samym procesie wdrażania zmian. By wszystko odbyło się sprawnie niezbędne jest wyznaczenie koordynatora, który dopilnuje cykliczności i efektywności prac.
Dlaczego audyt?
Nawet w najmniejszych firmach niezbędna jest regularna inwentaryzacja. Jeżeli chcemy utrzymać porządek w materiałach biurowych, musimy je najpierw policzyć, zweryfikować ich jakość i zlecić ewentualny zakup nowych. Taka sama procedura dotyczy oprogramowania. Audyt IT pozwala ustalić rzeczywistą liczbę posiadanych programów, uporządkować terminy ważności licencji i wykazać niewykorzystywane zasoby. Więcej na temat audytu znajdziesz tutaj:
http://www.microsoft.com/pl-pl/male-srednie-firmy/rozwiazania/audyt-it-zarzadzanie-oprogramowaniem.aspx
Kontrola nad legalnością i aktualnością licencji to prosta droga do oszczędności i bardziej efektywnego wykorzystywania posiadanych programów. Regularny audyt zasobów IT pozwala także na szybsze i bezstresowe przejście kontroli z zewnątrz, jeżeli takie są rekomendowane lub wymagane dla firm z niektórych branż.
Jak często powinniśmy weryfikować stan oprogramowania?
Instytucje państwowe są ustawowo zobligowane do przeprowadzania audytu IT przynajmniej raz w roku. A jak jest z prywatnymi firmami? Wprawdzie nikt nie narzuca przedsiębiorcom kontrolowania jakości infrastruktury IT, ale utrzymanie jej w dobrej formie jest w interesie każdego zarządu. Coroczna kontrola to minimum, na które każda firma powinna znaleźć czas i środki, ale wskazany jest także stały monitoring i bieżące aktualizowanie licencji.