Sprawozdanie finansowe to dokument przygotowywany na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości, składający się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Oprócz zasadniczych elementów, pismo może dodatkowo zawierać zestawienie zmian w kapitale własnym, rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie lokat oraz zmian w aktywach netto.
Dotychczas przedsiębiorca dokument składał w tradycyjnej formie - na piśmie do urzędu, jednak od roku 2019 większość podmiotów gospodarczych będzie musiało po raz pierwszy sporządzić i wysłać raport za pomocą Internetu.
Zgodnie z nowelizacją e-sprawozdania finansowe 2019 muszą być sporządzone przez kierownika jednostki w formie elektronicznego pliku o formacie XML i podpisane kwalifikowany podpisem lub potwierdzonym profilem zaufanym.
Za osobę uprawnioną do stworzenia rocznej ewidencji finansów i złożenia przy użyciu bramek Ministerstwa Sprawiedliwości uważa się członka zarządu spółek kapitałowych, osobę fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, wspólników prowadzących sprawy spółki jawnej lub cywilnej, komplementariuszy, likwidatorów, zarządców sukcesyjnych, a także członków organów zarządzających innymi jednostkami gospodarczymi. Ponadto, wnioskodawca powinien posiadać numer PESEL, który został ujawniony w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
Sporządzenie sprawozdania finansowego powinno być wykonane i złożone w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego - jeżeli rok obrotowy i kalendarzowy są tożsame, to termin przypada na 31 marca, a następnie udostępnione organom odpowiedzialnym w firmie za jego zatwierdzenie. W zależności od rozmiaru podmiotu, formy organizacyjnej i prawnej może to być rada nadzorcza, zgromadzenie wspólników czy sam właściciel, jeżeli prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą.
Krokiem pierwszym do złożenia e-sprawozdania jest podanie dziesięcio znakowego numeru Krajowego Rejestru Sądowego podmiotu, dla którego składane są dokumenty finansowe. Następnie w zgłoszeniu dodaje się dokumenty zawierające roczną ewidencję finansów i płatności na rzecz administracji w firmie, uchwały o podziale zysku i postanowienia o zatwierdzeniu pisma, a także opinii biegłego rewidenta.
Kolejnym etapem jest uzupełnienie oświadczenia osoby lub osób podpisujących zgłoszenie i zweryfikowanie poprawności wypełnienia danych niezbędnymi informacjami.
Procedura wykonywana samodzielnie przez uprawnionego do tego przedsiębiorcę może być trudna, ponieważ e-sprawozdania finansowe 2019 powinny być złożone w sposób wiarygodny, kompletny, rzetelny i bezbłędny, a odpowiedzialność za ewentualne błędy ciąży na kierowniku jednostki. W tym przypadku warto rozważyć opcję zlecenia zewnętrznym firmom pomocy w zakresie złożenia rocznego raportu finansowego podmiotu gospodarczego, przesłania dokumentu do urzędu w formacie XML i potwierdzenia elektronicznego dokumentu e-podpisem.