Od początku 2019 roku na właścicieli przedsiębiorstw nałożono nowe obowiązki. Podstawową zmianą związaną z ewidencją czasu pracy jest skrócenie czasu, w którym można przechowywać akta pracownicze
Oprócz tego pracodawca będzie musiał prowadzić ewidencję czasu pracy, a także np. karty wynagrodzeń, karty, na które ewidencjonuje się przydział odzieży i obuwia roboczego. Wszystko to razem z aktami osobowymi, tworzyć będzie dokumentację pracowniczą.
Dokumenty ewidencji czasu pracy
Dokumenty, które powinny znaleźć się w ewidencji czasu pracy to:
1. Potwierdzenie, że pracownik otrzymał rozkład czasu pracy,
2. Karta ewidencji czasu pracy określonego okresu rozliczeniowego, która zawiera:
a) liczbę godzin przepracowanych przez pracownika. Należy pamiętać o wskazaniu ile godzin pracy odbywało się w porze nocnej, a ile jako godziny nadliczbowe,
b) liczbę dni wolnych od pracy,
c) liczbę usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
d) liczbę nieusprawiedliwionych nieobecności,
e) czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
3. Lista wniosków pracowniczych, które dotyczą:
a) zwolnień z pracy udzielanych po to, aby pracownik mógł załatwić sprawy osobiste,
b) ustaleń związanych z indywidualnym rozkładem czasu pracy,
c) faktu stosowania skróconego tygodnia pracy albo systemu, gdy pracę świadczy się wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta albo stosowania czasu pracy, który przewiduje różne godziny, w których rozpoczyna się pracę.
4. Dokumenty związane:
- ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy,
- z uzgodnieniem z pracownikiem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawieniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy.
Ewidencja czasu pracy powinna też zawierać dokumentację związaną ze zgodą pracownika, który opiekuje się dzieckiem poniżej 4 roku życia, że chce wykonywać pracę w systemie czasu pracy, który przewiduje przedłużenie czasu pracy w czasie doby powyżej 8 godzin, a także w porze nocnej.
Dodatkowo ewidencja czasu pracy powinna zawierać dokładną dokumentację związaną z wynagrodzeniem za pracę, a także inne świadczenia, które są związane z pracą, kartę ewidencji odzieży i obuwia roboczego, które otrzymał pracownik oraz potwierdzenie ekwiwalentu finansowego za to, że używa własnej odzieży.
Obowiązek zabezpieczenia dokumentacji
Pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą, która jest prowadzona i przechowywana w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych.
Czas na dostosowanie przepisów
Ewidencja czasu pracy zmiana 2019 roku weszła w życie od stycznia bieżącego roku. Od tego dnia pracodawcy mają 12 miesięcy na dostosowanie się do nowych regulacji sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, którzy będą zatrudnieni w dniu 1 stycznia 2019 roku.