Wiele małych i średnich przedsiębiorstw boryka się z problemami komunikacyjnymi. Mogą one niestety być powodem zbędnych nieporozumień pojawiających się zarówno w komunikacji wewnętrznej firmy, jak i zewnętrznej z klientem. Nieodebrane telefony, zapomniane maile czy brak informacji zwrotnej mogą prowadzić nawet do zerwania kontraktu z klientem, a tym samym przyczynić się do zmniejszenia dochodów firmy. Co możemy zrobić, aby uniknąć takich problemów?
Krok pierwszy: systematyczność
Kubek kawy i sprawdzenie zawartości skrzynki pocztowej to poranna rutyna wielu pracowników biurowych. Przebrnięcie przez wszystkie maile potrafi zająć nawet godzinę. Profesjonalne podejście do komunikacji wymaga od pracowników zaangażowania. Dlatego tak ważne jest, by przeznaczyć na komunikację tyle czasu, aby żadna informacja nie została pominięta. Niedokładność w tym przypadku może okazać się przykra w skutkach.
Potęga lidera
Zdarza się, że wiele projektów upada w fazie przygotowawczej. Spowodowane to bywa słabą komunikacją wewnętrzną grupy oraz brakiem osoby odpowiedzialnej za wykonanie zadania. Po tzw. burzy mózgów, pomysły wypowiadane podczas spotkania, ale niezapisane, bywają ulotne. Czasami brak porozumienia i różnice zdań członków grupy mogą skończyć się na takim etapie, że efekty pracy można jedynie schować do szuflady. Dlatego przy skutecznej komunikacji, ważne jest by wyznaczać koordynatorów przedsięwzięcia, którzy będą zarządzać wymianą informacji, wyznaczać zadania i mobilizować osoby uczestniczące do działania.
Licząc minuty
Czas w środowisku biznesowym jest rzeczą kluczową. Dlatego zdarza się, że przedsiębiorcy często umawiają spotkania za wszelką cenę. Kiedy zależy im na kliencie, spotkanie jest rzeczą priorytetową, nawet jeżeli wiadomo, że zabraknie czasu zarówno na merytoryczne przygotowanie się do spotkania, jak również na poruszenie na nim wszystkich ważnych spraw. Warto pamiętać, by działać szybko, ale też precyzyjnie i przede wszystkim skutecznie. W końcu czas to pieniądz.
Nowe rozwiązania
Obecnie rynek nowych technologii oferuje wiele rozwiązań ułatwiających skuteczny przebieg komunikacji w firmie. Profesjonalne komunikatory, rozbudowane usługi poczty elektronicznej oraz skuteczny i bezpieczny elektroniczny obieg dokumentów powinny być podstawowymi narzędziami, obecnymi w codziennym działaniu każdego pracownika firmy.
Więcej na temat elektronicznego obiegu dokumentów znajdziesz tutaj:
http://www.microsoft.com/pl-pl/male-srednie-firmy/rozwiazania/elektroniczny-obieg-dokumentow-w-firmie.aspx