W 2019 roku planowane jest wprowadzenie zmian w przepisach związanych z prowadzeniem firm. Jedne z największych modyfikacji nastąpiły w zakresie przechowywania oraz wglądu do akt pracowniczych.
Dotychczas akta pracownicze były podzielone na 3 części:
A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie w danym miejscu pracy,
B - dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia,
C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
W 2019 roku podział ten rozszerzył się o część D, w której znajdują się dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej oraz innych odpowiedzialności zdefiniowanych w odrębnych przepisach. Co ważne, pracodawca zobowiązany jest do pilnowania terminu, w którym ustanie prawo do przechowywania dokumentu o wymierzeniu kary i usunięcia go z dokumentacji.
Dokumenty osobowe A, B i C dodatkowo będą mogły być podzielone na mniejsze części powiązane ze sobą numerycznie np. A1, B1, C1. Cząstki te będą musiały być odpowiednio numerowane oraz prowadzone w porządku chronologicznym.
Nowelizacja rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z 28 maja 1996 r. nakłada na przedsiębiorcę obowiązek przechowywania oprócz akt osobowych, również innych dokumentów, które będą tworzyć dokumentację pracowniczą. Należą do nich między innymi ewidencja czasu pracy, wnioski i zgody pracownika oraz jego oświadczenia. Ważne jest, że dokumentacja pracownicza musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika. Pracownicy są uprawnieni by po okresie jej przechowywania odebrać ją od pracodawcy. Na odbiór swoich dokumentów mają 30 dni. Jeżeli tego nie zrobią, pracodawca może je zniszczyć.
Zmianie uległa także forma oraz okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przechowywanie akt pracowniczych od 2019 roku wynosi zaledwie 10 lat, a nie pół wieku jak było dotychczas. Skrócony czas magazynowania dokumentacji pracowniczej będzie obowiązywał pracowników zatrudnionych po 1. stycznia 2019 roku oraz pracowników zatrudnionych w latach 1999 - 2019 jeżeli pracodawca złoży do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA.
Wprowadzone nowelizacje dały przedsiębiorcom możliwość elektronizacji dokumentacji pracowniczej. Od nowego roku przedsiębiorca może zdecydować czy chce prowadzić ją w wersji papierowej czy elektronicznej. Będzie mógł także wymienić dotychczasową wersję papierową dokumentów na wersję elektroniczną.
Pracownicy zazwyczaj nie dysponują podpisem elektronicznym, dlatego nadal będą mogli ręcznie składać swój podpis. W takiej sytuacji za dokumentację prowadzoną elektronicznie będzie można uznawać również skan dokumentu. Jeżeli zarówno pracownik jak i pracodawca posiadają podpisy elektroniczne wówczas pierwotna dokumentacja będzie mogła być tworzona w wersji elektronicznej. Należy jednak podkreślić, że pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika posiadania elektronicznego podpisu kwalifikowanego.
http://generaloutsource.pl/pl/biuro-rachunkowe