Zlecę organizację i obsługę logistycznej spotkania 250 - 350 osób, Warszawa nr 209684 (archiwum)

Zlecę organizację i obsługę logistycznej spotkania z okazji Jubileuszu 25-lecia Funduszu.

1. termin spotkania jubileuszowego 12 września 2014 r.
2. czas trwania spotkania jubileuszowego do 9 godzin, początek spotkania godz.15.00,
3. liczba uczestników 250-350 osób. Kwota wynagrodzenia będzie naliczona na podstawie liczby osób wykazanych na liście przekazanej Wykonawcy przez Zamawiającego nie później niż na 7 dni przed datą rozpoczęcia spotkania (dopuszczalne są zmiany nazwisk po tym terminie).

Wykonawca zapewni: w zakresie przygotowania miejsca:
1. propozycję miejsca spotkania jubileuszowego, oddalonego maksymalnie o 40 km od siedziby Zamawiającego,
2. wyznaczenie terenu spotkania,
3. halę namiotową z podłogą i miejscami siedzącymi oraz stołami dla wszystkich uczestników (w hali najpierw odbędzie się prezentacja, a później spożywany będzie posiłek), sceną i miejscem do tańca,
4. zasilanie elektryczne (prąd) odpowiedniej mocy do obsługi spotkania,
5. odpowiednie oświetlenie terenu spotkania,
6. odpowiednie nagłośnienie (dostosowane do miejsca i liczby gości), w tym co najmniej 2 mikrofony bezprzewodowe,
7. rzutnik i ekran, laptop (dostosowane do miejsca i liczby gości) do przeprowadzenia prezentacji,
8. oprawę muzyczną spotkania DJ i zespół coverowy wraz z odprowadzeniem należnej opłaty za publiczne odtwarzanie utworów do ZAiKS,
9. miejsce na ognisko lub grill (a w przypadku złych warunków atmosferycznych w zadaszonym miejscu),
10. przygotowanie miejsc do działań teambulidingowych oraz rekreacyjnych (min. 10 propozycji/stanowisk z obsługą-animatorami),
11. zaplecze kuchenne,
12. min. 6 stanowisk wydawania posiłków i napojów, przy każdym stanowisku min. 2 osoby obsługi,
13. min. 12 kabin toaletowych,
14. odpowiednią liczbę koszy do segregacji odpadów,
15. parking dla 5 autokarów i samochodów osobowych dla min. 10% uczestników spotkania. W zakresie obsługi spotkania:
1. nadzór nad przebiegiem spotkania osoba odpowiedzialna za koordynację całego spotkania, która będzie w stałym kontakcie z koordynatorem Zamawiającego w kwestiach dotyczących organizacji i przebiegu imprezy, a w czasie trwania spotkania zapewni jego sprawny, zgodny ze scenariuszem przebieg,
2. osoba prowadząca spotkanie konferansjer,
3. osoby obsługujące oprawę muzyczną (DJ i zespół coverowy),
4. animatorzy prowadzący działania teambuildingowe i rekreacyjne,
5. osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo i porządek podczas spotkania min. 8 osób,
6. ochronę zdrowia uczestników (jeden zespół ratowniczy wyjazdowy),
7. ochronę przeciwpożarową spotkania,
8. uprzątnięcie terenu przed, w trakcie i po spotkaniu,
9. wszystkie osoby obsługujące spotkanie zobowiązane są do noszenia imiennych identyfikatorów (bądź też innych spójnych elementów wizualnych, np. czapeczki itp.), tak aby uczestnicy spotkania bez trudu mogli rozpoznać przedstawicieli Wykonawcy. Osoby obsługujące wydawanie posiłków obowiązuje jednolity strój.

W zakresie logistyki:
1. sprzęt, materiały i wyposażenie niezbędne do przeprowadzenia spotkania jubileuszowego wraz z transportem,
2. montaż i demontaż sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia spotkania jubileuszowego.
Transport uczestników na miejsce spotkania zapewnia Zamawiający.

1. Wykonawca wszystkie posiłki będzie serwował w naczyniach jednorazowego użytku z plastikowymi sztućcami (posiadających atest do kontaktu z żywnością, w tym z gorącymi posiłkami i napojami).

2. Menu zaoferowane przez Wykonawcę musi uwzględniać następujące pozycje:
a) dostępne przez cały czas trwania spotkania (stół szwedzki): - przekąski zimne - co najmniej 3 propozycje każda co najmniej 80 g. na osobę: - sałaty i sałatki co najmniej 3 propozycje łącznie co najmniej 150 g na osobę, - przekąski słodkie i słone ciasta, ciastka, owoce, paluszki, orzeszki łącznie co najmniej 200 g na osobę, - bez ograniczeń kawę i herbatę (w saszetkach kawa i mix herbat w tym czarna, owocowe i zielona). Woda w termosach do serwowania kawy i herbaty powinna mieć temperaturę nie niższą niż 90 st. C, - wodę mineralną gazowaną i niegazowaną łącznie co najmniej 0,5 l na osobę, w butelkach o pojemności nie większej niż 0,5 l. - soki (3 rodzaje do wyboru) i słodkie napoje gazowane (typu: coca-cola, fanta, sprite) w opakowaniach o pojemności nie większej niż 1,0 l łącznie co najmniej 1,0 l na osobę, w równych proporcjach.

b) serwowane przez obsługę w ustalonych wg scenariusza godzinach: - zupy co najmniej 2 propozycje, z czego jedna zupa wegetariańska co najmniej 300 ml na osobę, - dania ciepłe co najmniej 3 propozycje 1 danie mięsne, 1 rybne, 1 wegetariańskie - co najmniej 250 g na osobę, - wybór pieczywa co najmniej 3 rodzaje bułka, chleb jasny, chleb ciemny - 250 g na osobę, - kiełbaski, kaszankę, karkówkę, warzywa na ognisko/grilla - łącznie, co najmniej 400 g na osobę, z zastrzeżeniem, że łącznie nie mniej niż 25 kg każdego. Danie ciepłe powinny mieć temperaturę nie niższą niż 70 st. C.

Oferty składać do dnia: 23-06-2014, godz: 15:00