Z roku na rok rośnie liczba osób uprawiających sport i dbających o swoją kondycję fizyczną. Równocześnie wzrasta zapotrzebowanie na różne zawody, podczas których można rywalizować z przeciwnikami i sprawdzić swoją formę. Każda impreza o takim charakterze musi spełniać określone wymogi. Sprawdź, jak zaplanować i zorganizować wydarzenie sportowe.
Jak zorganizować event sportowy?
Jednym z najpopularniejszych rodzajów imprez masowych są zawody sportowe. Choć dyscyplin jest wiele, to sam sposób planowania eventu wygląda zazwyczaj podobnie. Jednocześnie stanowi ogromne wyzwanie pod względem organizacyjnym i logistycznym dla wielu firm, osób indywidualnych czy instytucji. Takie wydarzenie musi spełniać bowiem określone wymogi. Jeśli chcesz zorganizować event rekreacyjno-sportowy, to musisz zrealizować poniższe kroki:
1. Zdefiniuj cel
Dobry pomysł i plan sportowej imprezy nie wystarczy. Na etapie przygotowań bardzo ważnym elementem jest ustalenie odpowiedniej koncepcji oraz logistyki. Aby nadać kierunek swoim działaniom zarówno w czasie organizacji, jak i podczas realizacji należy wskazać konkretne cele tworzonego eventu. Najpopularniejsze funkcje zawodów rekreacyjno-sportowych to:
• popularyzacyjne: promocja aktywności fizycznej;
• wychowawcze: propagowanie wzorców;
• integracyjne: nawiązywanie kontaktów i współpracy;
• charytatywne: zyski ze sportowej imprezy mogą trafić do potrzebujących;
• wypoczynkowe: aktywny relaks;
• zdrowotne: sprawdzenie sprawności uczestników;
• poznawcze: rozbudzanie zainteresowania sportem.
2. Zorganizuj zespół
Nawet najlepiej zaplanowana impreza sportowa może odnieść porażkę, jeżeli nie znajdziemy ekipy, która zadba o nawet najdrobniejsze detale. Samodzielnie dużo trudniej będzie nam również wypromować wydarzenie. Zazwyczaj do pomocy przy organizacji zatrudnia się wolontariuszy lub profesjonalne firmy. Poza tym warto zadbać również o pozyskanie okolicznych partnerów oraz patronów dla wydarzenia.
3. Wskaż potencjalnych uczestników
Gdy organizujesz event sportowy, to musisz wiedzieć, kto będzie jego odbiorcą. Do ustalenia grupy docelowej, należy określić:
• wiek uczestników;
• wielkość grupy;
• cechy charakterystyczne (przyzwyczajenia, praca czy hobby).
Dobra znajomość potencjalnych uczestników rekreacyjno-sportowego wydarzenia pozwoli przygotować program imprezy oraz zaplanować sposób komunikacji.
4. Stwórz harmonogram i zadbaj o szczegóły
Do najważniejszych etapów planowania wydarzenia sportowego należy przygotowanie regulaminu eventu oraz zasad uczestnictwa. Odpowiednia organizacja wymaga również zapewnienia transportu czy wyżywienia. W tym czasie musisz również zadbać o właściwą logistykę i przygotowanie środków, sprzętu sportowego, narzędzi i potrzebnych urządzeń. Pamiętaj o prawidłowym nagłośnieniu imprezy czy zgromadzeniu publiczności.
Podstawą przygotowań imprezy sportowej jest jasny plan działania. Warto stworzyć również harmonogram samego eventu oraz rozdzielić poszczególne zadania pomiędzy pomocników. Zaplanuj konkursy, rozdanie nagród czy wystąpienia patronów i partnerów. Nie zapominaj o przerwach i dodatkowych atrakcjach.
5. Dokładnie określ budżet
Nawet najlepszy plan może nie wypalić, jeśli dokładnie nie zaplanujemy budżetu sportowego wydarzenia. Jednym ze źródeł dochodu są dwie formy uczestnictwa: płatne i częściowo płatne (pewną ilość kosztów pokrywa wtedy organizator eventu). W trzeciej formie uczestnicy biorą bezpłatny udział w zawodach.
Na wysokość budżetu wpływ ma również sprzedaż biletów na wydarzenie (jeśli nie ma ono darmowego charakteru) oraz pozyskane środki od ewentualnych sponsorów, partnerów lub patronów. W kosztorysie imprezy sportowej warto uwzględnić miejsce na poniesiony koszt np. na nagrody dla uczestników zawodów.
6. Zapewnij bezpieczeństwo
Każda impreza masowa musi zostać zorganizowana zgodnie z określonymi zasadami i warunkami. Nawet jeśli Twój event nie kwalifikuje się do tego rodzaju wydarzenia, to musisz bezwzględnie zadbać o bezpieczeństwo uczestników, pracowników oraz publiczności. Właściwa ochrona wymaga:
• uzyskania pozwolenia na organizację sportowych zawodów;
• podjęcia współpracy ze służbami mundurowymi;
• zabezpieczenia i oznaczenia terenu wokół miejsca wydarzenia;
• zapewnienia pomocy medycznej.
7. Nie zapomnij o promocji
Odpowiednia komunikacja musi rozpocząć się na długo przed samym wydarzeniem. Właściwa promocja stanowi bowiem podstawę organizacji udanej imprezy sportowej. Warto zdecydować się na różne formy oraz kanały prowadzonych działań marketingowych. Dopasuj je do grupy docelowej zawodów, rozmiarów oraz charakteru eventu. Skorzystaj z potencjału mediów społecznościowych czy lokalnych gazet oraz telewizji. Zadbaj o spójność wszelkich materiałów.
Profesjonalna impreza sportowa zaplanowana zgodnie z powyższymi krokami to sposób na organizacyjny sukces i udaną promocję aktywności fizycznej.