ArchiDoc - Skanowanie i OCR nr 6295

Skanowanie dokumentów

ArchiDoc świadczy usługi skanowania wszelkiego rodzaju dokumentów papierowych, których forma elektroniczna może następnie być udostępniona np. na nośnikach danych (CD, DVD), jak również za pomocą strony internetowej www.

Przekształcenie dokumentów z formy papierowej na elektroniczną zapewnia Klientowi szybszy dostęp do dokumentów oraz możliwość outsourcingu archiwum dokumentów papierowych, przesyłania obrazów dokumentów pocztą elektroniczną, a także korzystania z repozytorium elektronicznego poza siedzibą firmy.

OCR¹/ ICR² - technologia rozpoznawania treści dokumentów

Dzięki zastosowaniu technologii automatycznego przetwarzania zeskanowanego obrazu na format tekstowy można w istotny sposób obniżyć koszty przepisywania dokumentu do systemu informatycznego. Dobrym przykładem może być FV, gdzie poza informacjami o dostawcy, numerze FV, dacie wystawienia itp. należy jeszcze wpisać do systemu magazynowego wszystkie pozycje, które się na niej znajdują. Systemy OCRowe wykonują szereg tych czynności automatycznie w błyskawicznym tempie co w istotny sposób wpływa na wydajność czyli także na koszty. Technologia ta jest idealnym rozwiązaniem dla przetwarzania wszelkiego rodzaju dokumentów finansowo-księgowych.

ArchiDoc jest pierwszą firmą, która stosuje technologię OCR do przetwarzania faktur - do tej pory firmy zarządzające dokumentami stosowały rozwiązania OCR wyłącznie do odczytu formularzy. Nowe rozwiązanie, stosowane przez ArchiDoc, umożliwia walidację danych już w systemie ERP: dane z faktury są przesyłane i automatycznie porównywane z danymi z systemu ERP w trybie on-line, przez co wyeliminowana zostaje konieczność ręcznego wprowadzania danych i obrazów z nośników elektronicznych. Księgowość klienta ma dostęp do już sprawdzonych faktur, połączonych z odpowiadającymi im zamówieniami. Ponadto rozwiązanie stosowane przez ArchiDoc automatycznie adaptuje się do różnych rodzajów faktur – wszystkie pozycje na fakturach odczytywane są w sposób precyzyjny i automatycznie przyporządkowywane do systemów finansowych firm-klientów. Nowa technologia umożliwia również sprawną integrację wprowadzonych danych nie tylko z systemem ERP firmy-klienta, ale też z archiwum dokumentów i danych czy procesami ich obiegu (workflow). Dzięki wprowadzeniu technologii OCR realizacja usług ArchiDoc związanych z przetwarzaniem faktur, trwa krócej i sprawniej, a ryzyko błędów, związanych z ręcznym wprowadzaniem danych do systemu zostaje niemal całkowicie wyeliminowane. Dokonana innowacja zwiększa również bezpieczeństwo danych, dzięki umożliwieniu większej kontroli nad etapami przetwarzania faktury, a także obsłudze autoryzacji i walidacji podczas obróbki dokumentu. Faktury są raportowane na bieżąco i w sposób bardzo precyzyjny. Zmniejsza się również ryzyko ich zagubienia czy też przetrzymania ponad termin - co z kolei przekłada się na lepsze relacje z dostawcami.