Elektroniczna archiwizacja dokumentów, skanowanie nr 7987

    Magellan Software Polska S.A. od 1996 roku aktywie uczestniczy w rozwoju rynku informatycznego w Polsce. Firma stworzyła i była prekursorem promocji mało znanego wówczas w Polsce systemu przeznaczonego do elektronicznej archiwizacji dokumentów na platformie AS/400. Od tego czasu staliśmy się jedną z wiodących firm na rynku, w zakresie, archiwizacji dokumentów, outsourcingu, exportu danych z dokumentów papierowych oraz implementacji systemów WorkFlow. W naszej ofercie istnieją również narzędzia automatycznego rozpoznawania pisma OCR i ICR.  

   Realizacja usługi outsourcing'u elektronicznej archiwizacji dokumentów stała się strategiczną dziedziną działalności Magellan Software Polska S.A. Ze względu na rosnące zainteresowanie tą usługą konieczne stało się stworzenie Centrum outsourcing'owego z rozbudowaną infrastrukturą sprzętową oraz zespołem profesjonalistów realizujących tą usługę na najwyższym poziomie.

   Firma Magellan Software Polska S.A. profesjonalnie realizuje swoje funkcje i z powodzeniem zaistniała na otwartym rynku europejskim. Oprogramowanie tworzone w tej firmie spełnia wysokie normy stawiane przez Unię Europejską dotyczące elektronicznej archiwizacji, która stała się wymogiem formalnym w krajach należących do Unii od stycznia 2002. Doświadczenia firm z którymi współpracujemy wskazują, iż szybsze odnalezienie dokumentów (np. faktur, dokumentów związanych z terminami płatności) to znacznie szybsza reakcja administracyjna i zwiększona konkurencyjność.

   W Polsce kwestie archiwizacji reguluje Ustawa o Rachunkowości (Dz.U. Nr 121. W-wa 29.09.1994 r.)dopuszczająca zapisy transakcji z ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych na nośnikach elektronicznych.
 
Przetwarzanie dokumentów z formy papierowej na elektroniczną odbywa się z wykorzystaniem skanerów - urządzeń, które fotografują każdą stronę dokumentu. Nasze oprogramowanie współdziała z większością skanerów dostępnych na rynku, wykorzystujących interface SCSI do komunikacji z komputerem oraz używających sterowników ISIS. Taka kombinacja zapewnia wysoką przepustowość pracy skanera. Najnowsze karty akceleracyjne Adrenaline dostępne na rynku umożliwiają także podłączanie skanerów używających sterowników TWAIN. W ten sposób zasób skanerów które współpracują z naszym oprogramowaniem powiększył się również o małe skanery desktop.

Skanery dobierane są indywidualnie do potrzeb klienta. Z szerokiej gamy, od małych skanerów biurkowych posiadających podajnik flatbed oraz ADF (automatyczny podajnik dokumentów) na około 50 dokumentów do przemysłowych skanerów z ADF mieszczącym po 1000 dokumentów wybieramy razem z klientem taki sprzęt aby praca na nim była efektywna a koszty związane z jego obsługą i serwisem minimalne.

Kryteria wyboru odpowiedniego skanera są różne, najczęściej pod uwagę bierze się:

• szybkość skanowania (w zależności od klasy skanera szybkości kształtują się od 25 ppm (Page per Minute - stron na minutę) do 80 ppm przy skanowaniu jednej strony);
• sposób skanowania: simplex (skanowanie jednej strony) lub duplex (skanowanie dwóch stron dokumentu w jednym czasie skanowania);
• przepustowość dzienna pracy skanera: w ofercie są skanery za pomocą których można zeskanować do 1000 dokumentów dziennie, poprzez skanery klasy średniej, dzięki którym przetwarza się dziennie ok. 4000 dokumentów do skanerów wysokowydajnych, dla których producent nie wyznaczył limitu wykonanych skanów dziennie;
• rozmiar skanowanych dokumentów;
• czy skaner jest kolorowy: obecnie na rynku zaczynają pojawiać się nowe wersje starszych sprawdzonych modeli czarno-białych skanerów, które poza kolorem oferują również duplex oraz porównywalną szybkość skanowania dokumentów czarno-białych jak i kolorowych na minutę;
• rozdzielczość skanowania: rozdzielczość skanowania podawana w DPI (dots per inch) oznacza gęstość kropek na danym obszarze, im większa rozdzielczość tym rysunek jest bardziej dokładny. Skanery posiadają różne rozdzielczości w zależności od modelu i firmy - zazwyczaj mieści się ona w przedziale od 100 do 600 dpi,
• dodatkowe opcje takie jak ultradźwiękowe powiadamianie o podwójnych wciągnięciach, kalibracja do dokumentów o różnych grubościach i wielkościach;
• dodatkowe opcje umożliwiające wstępną obróbkę obrazu takie jak odcinanie kolorów z dokumentu tak aby pozostały tekst był bardziej czytelny (nieocenione dla dokumentów typu dowód wpłaty), korekta krzywego wciągnięcia dokumentu, wygładzanie tekstu przed OCR czy też usuwanie pustych stron dokumentu;
• opcje endorser i imprinting umożliwiające nadrukowanie przed lub po zeskanowaniu na dokumencie ciągu znaków np. daty, godziny, kolejnego numeru lub słowa. Taki ciąg może być później odczytywany w trakcie przetwarzania przez OCR lub po prostu oznaczać dokumenty zeskanowane (przetworzone) od pozostałych dokumentów.

W naszej ofercie znajdują się skanery najbardziej znanych i godnych zaufania firm, produkujących sprzęt najwyższej klasy, takie jak:



Elektroniczne archiwa są tworzone na wybranych, niezawodnych, wysoko-wydajnych i łatwoskalowanych platformach żeby ryzyko związane z awarią archiwum lub jego niewydolnością w miarę rozrostu nie wystąpiło.

Platformy zarządzane przez systemy Windows, Unix lub Linux
W zależności od ilości dokumentów przetwarzanych w danej firmie ustalana jest pojemność dysku, którym zarządza system Windows, Unix lub Linux, liczba dysków oraz konfiguracje. Systemy posiadają wiele udogodnień i są ciągle rozwijane tak aby praca z nimi była pozbawiona ryzyka uszkodzenia danych. Posiadają one np. wbudowany, odporny na uszkodzenia, sterownik wspomagający dyski lustrzane i macierze dyskowe (RAID 1 i RAID 5) który umożliwia bardzo precyzyjne dobranie odpowiedniej pojemności dysków dla potrzeb danej firmy bez konieczności narażania jej na wygórowane koszty.


Platforma AS/400e
Wyróżnia się architekturą, w której system operacyjny i aplikacje oddzielone są od technologii interface'm TIMI (Technology Independent Machine Interface). Uzyskana w ten sposób niezależność od technologii oznacza możliwość natychmiastowego dostępu do najnowszych generacji procesorów bez konieczność zmiany systemu, co gwarantuje zabezpieczenie inwestycji firmy w system informatyczny. Skalowalność platformy odnosi się natomiast do możliwości dołączania bibliotek dysków optycznych, tzw. jukebox, bez konieczności instalowania oddzielnego oprogramowania służącego do zarządzania nimi. Przykładowy model AS/400e 170 może zostać wyposażony w 5 niezależnych procesorów, dopasowując się w ten sposób do wymagań klientów oraz obsługiwać rodzinę bibliotek optycznych IBM 3995C.


Dyski optyczne
Są to komplety kilku bądź kilkunastu dysków o różnych pojemnościach zaprojektowane do przechowywania dużej liczby danych, do których dostęp nie przekracza kilku sekund. Przykładowa rodzina dysków optycznych IBM 3995C składa się z 5 modeli, charakteryzujących się pojemnością od 104 GB do 1,34 TB. Na każdym dysku 5,2 GB można zapisać ponad 10 milionów stron wydruków i 160 tysięcy stron zeskanowanych dokumentów. Dzięki zgodności zapisu informacji ze standardem ISO/ECMA można być pewnym, że po wprowadzeniu nowszych technologii linia bibliotek 3995 zostanie zachowana z możliwością odczytu i zapisu danych na starszych nośnikach. Biblioteki dysków optycznych 3995 serii C mogą również zostać podłączone do serwera pracującego w sieci LAN. Serwer taki posiada wszystkie elementy potrzebne do zarządzania danymi, uprawnieniami dla użytkownikówi połączeniami APPN, TCP/IP, Novell, UNIX, S/390.

 Z uwagi na to, iż nie wszystkie przedsiębiorstwa chcą wprowadzać kompleksowe rozwiązania archiwizacyjne typu "in house", postanowiliśmy stworzyć infrastrukturę techniczną oraz zespół odpowiedzialny za tworzenie i zarządzanie elektronicznym archiwum, bądź to z wykorzystaniem rozwiązań istniejących w przedsiębiorstwach bądź przy użyciu zasobów firmy Magellan Software Polska S.A.


   Podstawowa koncepcja outsourcingu w dziedzinie zarządzania dokumentami zakłada skanowanie dokumentów papierowych, indeksowanie i zwalnianie plików na serwer klienta, dyski optyczne, CD-R, DVD lub inne trwałe nośniki. Do każdego z nośników dołączany jest specjalny program służący wyszukiwaniu i przeglądaniu zeskanowanych dokumentów.

   Dla firm zainteresowanych samodzielnym tworzeniem archiwum przygotowaliśmy ofertę obejmującą dzierżawę i/lub leasing koniecznego do tego celu sprzętu i oprogramowania. Dzięki podpisanym umowom z naszymi partnerami handlowymi jesteśmy w stanie zaoferować bardzo konkurencyjne ceny.

   Dla przedsiębiorstw które posiadają bardzo dużą ilość dokumentów, a które nie chcą inwestować znaczących kwot w specjalne urządzenia do przechowywaniai zarządzania archiwum czyli tworzenia infrastruktur wewnętrznych (in house) oferujemy przetwarzanie na naszych serwerach. Dostęp do dokumentów gwarantowany jest poprzez standardową przeglądarkę internetową przy wykorzystaniu szybkich łączy. Powstaje w ten sposób kompletne elektroniczne archiwum dokumentów przedsiębiorstwa. Całość proces utworzenia elektronicznego archiwum przebiega z wykorzystaniem sprzętu i przy udziale konsultantów firmy Magellan Software Polska S.A.

   W ten sposób klient otrzymuje możliwość "wydzielenia papieru na zewnątrz" a przetwarzanie, przechowywanie dokumentów, utrzymywanie elektronicznej bazy, dostęp do dokumentów oryginalnych i elektronicznych zostaje powierzone firmie Magellan Software Polska S.A. Klient nie ponosi kosztów związanych z utrzymywaniem powierzchni archiwizacyjnych oraz kosztów przetwarzania dokumentów nim znajdą się one w papierowym archiwum. Papierowe oryginały dokumentów są dostarczone do siedziby Magellan Software Polska S.A. a następnie po czasie określonym przez użytkownika są dostępne w formie elektronicznej. Przetwarzanie ich przez specjalistów na wysokiej jakości sprzęcie gwarantuje bardzo dobrą jakość elektronicznych odpowiedników. Dostęp użytkownika do elektronicznych dokumentów nie przekracza kilku sekund a wielu upoważnionych użytkowników może przetwarzać ten sam dokument w jednym czasie. Dokumenty w bazie danych Magellan Software Polska S.A. są dostępne 24 godziny przez 7 dni w tygodniu.

Tymczasem oryginały papierowe są przechowywane w najbezpieczniejszych archiwach tradycyjnych działających w całej Polsce a po zakończeniu wymaganego przez polskie prawo okresu przechowywania dokumentów, niszczone.

• Niski koszt inwestycji w system zarządzania dokumentami,
• Redukcja kosztów związanych z utrzymywaniem archiwum,
• Wysoka gwarancja bezpieczeństwa pracy i działania systemu,
• Łatwy i szybki dostęp do dokumentów dla uprawnionych użytkowników,
• Dostęp do szerokich doświadczeń dostawcy usług,
• Koncentracja przedsiębiorstwa na jego podstawowych zadaniach